Blog Yazarı Mail Gönderirken Nelere Dikkat Etmelidir?

Blog yazarı olmanın en önemli inceliklerinden birisi de iletişim aracı olan e-mail gönderirken veya cevaplarken dikkat ettiği hususlardır.

Gün içerisinde okurlarımızdan gelen yada müşterilerimiz tarafından gönderilmiş e-mailler ile ilgileniyoruz. Bir blog yazarı olarak bu mailleri nasıl cevaplamalı veya mail yazan taraf isek nasıl mail yazmalıyız, nelere dikkat etmeliyiz, bu makalemizde bunlara değineceğiz.

E-Posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler!
Hepimizin bloglarında olmazsa olmazlarından olan iletişim sayfası aracılığı ile gün içerisinde onlarca okur maili alırız. Bazı okurlarımız aklına takılan bir soruyu sorarken, bazıları sadece tebrik yada teşekkür etmek için yazarlar. Hatta bazen eleştirmek için iletişim sayfasını kullanan okurlarımızda vardır.

Okurlarımızdan gelen maillerin üslubu ve tarzı ne olursa olsun mutlaka ama mutlaka e-maili yanıtlarken ''siz'' dilini kullanmalısınız. Mail yazmaya başlarken mutlaka muhatap selamlanmalı ve mail bitirilirken iyi dilek ve temenniler ile sonlandırılmalıdır.
Yazılarda ton olmadığı için yazdıklarınızın yanlış anlaşılma ihtimali her zaman vardır ve bu yanlış anlaşılabilme ihtimallerine karşı kesin ve net cümleler ile anlatmak istediğinizi aktarmalısınız.

Sadece büyük harflerden yada tamamı küçük harflerden oluşan, imla kurallarına uyulmamış bir e-posta yazmayın. Çünkü daha önce yüz yüze görüşmediğiniz bir kişiye e-mail gönderiyorsunuz ve o kişi az çok sizi blog yazılarınızdan ve son olarak göndereceğiniz bu e-posta üzerinden intiba etmeye çalışacaktır.

Cümleleriniz büyük harfle başlayıp, küçük harflerle cümleyi tamamlamanız yani imla kurallarına uygun cümleler kurmanız size profesyonellik katacaktır.

E-Postanızda mutlaka imzanız bulunmalıdır. İmzanızda adınız soyadınız ve iletişim bilgileriniz yer almalıdır.
Gizliliğe önem veren ve gerçek bilgilerini kullanmayan bir blog yazarıysanız aynı durum kullandığınız takma isimler ve mahlaslar içinde geçerlidir. Blog Yazar adınız ne ise onu mutlaka imzanızda belirtmelisiniz. İletişim bilgilerinizde şahsi telefon numaralarınızı değil de, skype, facebook, twitter gibi iletişim bilgilerinizi paylaşabilirsiniz.

E-postanızda bir ek dosya gönderecekseniz bu konuda da dikkatli davranmalısınız. Büyük boyutlu dosyalar mail gönderdiğiniz kişi için sıkıntılar çıkarabilir. Bunun yerine dosyanızı bir sunucuya yükleyerek indirme linkini paylaşmanız daha sağlıklı olacaktır. Bu yöntem hem e-postanızın çabucak gönderilip iletilmesi sağlayacak hem de karşınızdaki kişiye kolaylık sağlayacaktır.

E-postanızın tamamını kalın yada italik yazmayın, tüm yazının rengini kırmızı, yeşil, mavi gibi okumayı zorlaştıracak renkler yapmayın. Yazınızın rengi siyah olsun ve sadece önemli yerleri, vurgulamak istediğiniz kısımları kalın, italik yada renkli yazın.

Okumayı zorlaştıracak yazı fontlarından / yazı tiplerinden uzak durun. En sık kullanılan ve herkes tarafından en rahat şekilde okunabilen yazı tipi Arial'dir. Son zamanlarda Calibri'de büyük revaçtadır.

Buraya kadar okurlarımıza ve genel olarak diğer e-postalarımıza istinaden dikkat edilmesi gerekenlere değindik. İşin bir de müşteri boyutu vardır.

Müşterilerimize Nasıl E-Posta Yazmalıyız!
Müşterilerimizle e-posta iletişimi kurmak iki şekilde olur, Birincisi size kendisi ulaşan müşteri, ikincisi sizin ulaştığınız müşteridir.

Her iki durumda da kibar ve akıcı bir üslup kullanarak müşterimizin isteğini yada müşterimizden isteğimizi ifade etmeliyiz.

Diyelim ki, bir müşteri adayımız bizden tanıtım makalesi, banner çalışması gibi konularda fiyat öğrenmek istiyor ve bununla birlikte bize gönderdiği e-postada isteğini belirtiyor.

Bizim bu aşamada yukarıda saydığımız tüm kriterleri uygulamamız ve müşterimizin sorularına tatmin edici cevaplar vermemiz gerekiyor. Müşterimiz bizden fiyat öğrenmek istemişse, daha önceden hazırlanmış bir fiyat tablosunu gönderebilir veya o müşterimize özel bir fiyat seçeneği hazırlayabiliriz.

Direkt olarak müşteriye biz ulaşıyorsak, yine aynı durumlar geçerli olmakla birlikte, ilk mailinizde fiyat belirtmekten kaçınmayınız.

Kısaca kendinizi tanıttıktan sonra, kendilerine nasıl ulaştığınızı, mail adresini nereden tedarik ettiğinizi ifade edip, bu maili gönderme amacınızı bir cümle ile aktardıktan sonra, ücretler tablonuzu altına yazabilirsiniz.

İlk mailde sadece hal hatır sorup, bu maili sizinle reklam çalışması yapmak istiyorum yada sizin adına bir tanıtım yazısı hazırlamak istiyorum gibi ifade ile fiyat belirtmeden mailinizi göndermeyiniz. Bu durum karşınızdakinin size, ''fiyatlarınız nelerdir'' demesi kaçınılmazdır ki bu da sadece hem sizin hem de iletişim kurduğunuz müşteri adayının zaman kaybetmesine sebebiyet verecektir.

Bir blog yazarının mail yazarken dikkat etmesi gerekenleri nacizane izah etmeye çalıştım. Sizinde mail yazarken dikkat edilmesi gerekenler ile ilgili fikir ve önerileriniz varsa, yorum kısmından iletmenizden memnuniyet duyarım.

İyi Bloglamalar,
Profesyonel Blogger

Yorum yapma şeklinizi seçiniz: yada

Yorumlar

Profesyonel Blogger'da bu hafta en çok okunan 5 içeriğe de göz atmak ister misiniz?

Yetişkinlerde Ateş Nasıl Düşürülür?

LovePlanet Nedir, Nasıl Kullanılır?

Blog Yazarları Whatsapp Grubu

Beyaz Çay ve Faydaları

Kartvizit Nası Hazırlanır, Nelere Dikkat Edilir?